技术文件管理制度

技术文件管理系统

1.技术文件分为“受控”和“非受控”文件。“受控”文件是指与质量管理体系运行相关的文件。

2.文件的更改必须填写《文件更改申请表》，经负责人签字后方可更改和标识。如果文件发生较大变化，应更改版本。替换文件发出后，行政部必须收回原文件，以确保使用有效版本。

3.文件领取者因文件丢失或损坏需要领取新文件时，应到行政部填写文件处理单，经执行副总裁审核批准后方可使用。

4.文件管理人员和文件持有人应指定专人管理文件，并保持文字清晰。国外借阅者应填写《文件借阅登记表》，经执行总经理批准后方可借阅。

5.作废文件销毁时，由部门填写文件处理单，经总经理审核批准后统一销毁。需要保留的，加盖“作废保留章”后方可保留。

6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政部审核批准，统一编号控制。质量记录单如需变更，仍由原审批部门批准。

7.填写质量记录:要求各部门填写人员及时、完整、清晰、准确地填写质量记录，使用中性笔或圆珠笔。原则上，质量记录不允许更改。如果有任何错误或计算错误，标记并签署更改。

8.质量记录的借阅:外来人员借阅质量记录需经执行副总裁批准后办理借阅手续，公司人员经行政部部长批准后办理借阅手续。

9.质量记录的管理和保存:质量记录由本部门指定专人保管，保存期按质量记录清单要求执行，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀。

10.各种质量记录由各部门指定手机整理、分类、装订，行政部负责在规定期限内归档保存。

11.质量记录的销毁:超过保质期的质量记录由行政部和使用部门负责签字。经包执行副总裁审核批准后，对质量记录进行销毁，并填写《质量记录销毁清单》。需要保存的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12.行政部应检查质量记录的填写和使用情况。并做好记录，填写监督检查记录，发现问题及时纠正。